A Agência de Previdência Social de Mato Grosso do Sul em parceria com a Superintendência de Gestão Documental (SGD) revitalizou totalmente o arquivo de documentos da Ageprev. O fato, possibilitou a liberação de espaço físico, economia, controle e racionalização das informações, tornando mais eficiente os serviços arquivísticos da administração pública. Foram descartadas cerca de 13,6 mil caixas de massa documental, conforme aponta relatório SGD/SAD, desenvolvido no período de 31 de maio a 22 de julho deste ano.
Antes o arquivo estava com documentos inservíveis para manuseio
“Todo o arquivo da Previdência de Mato Grosso do Sul foi revitalizado e o prédio abriga hoje apenas os documentos mais recentes e em boa conservação. É possível notar o excelente trabalho desempenhado pela equipe da SGD e pela superintendente, Doralice Martins, que somou esforços e foi de fundamental importância para o serviço de descarte sem encargos financeiros para o Executivo”, destaca o diretor-presidente da Ageprev, Jorge Martins. A fragmentação da documentação foi feita pela empresa Repram Reciclagem e Preservação Ambiental LTDA.
Durante a eliminação de caixas a equipe utilizou equipamentos para proteger a saúde
Em reunião ocorrida no dia dois de março deste ano com a superintendente de Gestão Documental, Doralice Martins, o diretor da Ageprev, Jorge Martins, e a Comissão Central de Avaliação de Documentos foi deliberada a eliminação do amontoado de documentos que estavam deteriorados com fungos, umidade, resíduos fecais de pombos, contaminados com pesticidas utilizados para combater ratos e insetos.
Homens retiravam documentos que precisavam ser descartados
O relatório descreve ainda que os dados em papéis estavam “sem qualquer condição de acesso ou manuseio, inservível para comprovação e demonstração de qualquer conteúdo”.
Foram eliminados os documentos referentes aos anos de 1980 a 2000, respeitando fundamentos legais e técnicos que estão na responsabilidade do poder público no que se refere à gestão e proteção especial aos documentos arquivados.
“As atividades foram realizadas pela equipe de SGD/SAD que se esforçou ao máximo para garantir a qualidade de suas atividades”, apontou trecho do relatório assinado por Doralice Martins.
Arquivo está totalmente revitalizado após eliminação dos papéis
Para prevenir reações alérgicas e problemas de saúde dos servidores que realizaram a limpeza e desinfecção do arquivo foram adotados Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para a execução dos trabalhos adquiridos pela Agência de Previdência.
O ato teve o empréstimo de caminhões pelas Secretarias de Estado de Cultura, Turismo, Empreendedorismo, e Inovação, de Educação, da Fazenda e Polícia Militar.
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Texto: Alessandra Messias
Fotos: SGD/SAD